Criar um email institucional é uma das tarefas mais importantes para qualquer empresa ou organização. Não só isso, mas um email profissional também é uma parte vital da sua marca e comunicação com clientes e parceiros de negócios.
Se você ainda não tem um email institucional para a sua empresa ou está pensando em atualizar o seu atual, este guia irá orientá-lo passo a passo sobre como criar um email profissional.
Passo a passo para criar um email institucional
Passo 1: Escolha um Provedor de Email
O primeiro passo para criar um email institucional é escolher um provedor de email. Existem várias opções disponíveis, incluindo Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail e outros.
Certifique-se de escolher um provedor que atenda às necessidades da sua empresa e ofereça recursos como segurança de email, armazenamento de dados, suporte ao cliente e acesso a outros aplicativos.
Passo 2: Escolha seu Nome de Domínio
O próximo passo é escolher um nome de domínio para o seu email institucional. Isso geralmente envolve o nome da sua empresa ou organização seguido por uma extensão de domínio, como .com, .com.br ou .org.
É importante escolher um nome de domínio que seja fácil de lembrar e refletir a sua marca. Verifique se o nome de domínio escolhido está disponível e registre-o com um registrador de domínio.
E se pretende fazer a criação de site do seu negócio, recomendamos atualmente a empresa Hostinger, que além de uma hospedagem de alta qualidade, oferece domínio grátis.
Caso queira saber como registrar um domínio e contratar um plano de hospedagem na Hostinger, você pode conferir nosso guia completo com todo passo a passo.
Passo 3: Configure sua Conta de Email
Agora é hora de configurar sua conta de email institucional. Entre na plataforma de email do seu provedor e siga as instruções para configurar a sua conta. Isso geralmente envolve a inserção do seu nome de domínio, nome de usuário e senha. Certifique-se de escolher uma senha segura e complexa para evitar hackers e cibercriminosos.
Passo 4: Personalize seu Email
Com sua conta de email institucional configurada, é hora de personalizá-la. Adicione uma assinatura personalizada, incluindo seu nome, cargo e informações de contato.
Você também pode personalizar a aparência e a interface do seu email para refletir a identidade visual de sua marca.
Passo 5: Configure o Encaminhamento de Email
Para garantir que você nunca perca um email importante, configure o encaminhamento de email. Isso permitirá que os emails enviados para o seu email institucional sejam encaminhados para outras contas de email, como a sua conta pessoal ou de trabalho. Isso pode ser feito facilmente nas configurações da sua conta de email.
Passo 6: Configure a Assinatura de Email
Uma assinatura de email é uma parte importante do seu email institucional. Isso inclui informações como o nome da empresa, endereço, telefone, site e logotipo. Certifique-se de criar uma assinatura personalizada que reflita a sua marca e inclua todas as informações importantes para que os destinatários saibam como entrar em contato com você.
Qual é a diferença entre um email pessoal e um email institucional?
O e-mail pessoal é usado para fins pessoais, como manter contato com amigos e familiares, enviar convites para festas ou compartilhar fotos. É geralmente criado com um provedor de e-mail gratuito, como Gmail, Yahoo ou Hotmail. Esses serviços são gratuitos e podem ser acessados de qualquer lugar do mundo, desde que haja uma conexão com a internet.
Já o e-mail institucional é usado para fins profissionais e empresariais. É geralmente criado com um nome de domínio personalizado e é fornecido pela organização ou empresa para seus funcionários. Ele inclui o nome do domínio da empresa, como nome@nomedaempresa.com.br, e é usado para enviar e receber e-mails relacionados ao trabalho.
A principal diferença entre o e-mail pessoal e o e-mail institucional é o propósito para o qual eles são usados. O e-mail pessoal é usado para fins pessoais, enquanto o e-mail institucional é usado para fins profissionais. Além disso, o e-mail institucional geralmente inclui o nome do domínio da empresa, enquanto o e-mail pessoal usa um provedor de e-mail gratuito.
Outra diferença importante é que os e-mails institucionais são mais seguros e confiáveis do que os e-mails pessoais, pois são protegidos por firewalls e outras medidas de segurança. Isso é importante, especialmente quando se trata de informações confidenciais relacionadas ao trabalho.
Como faço para escolher um nome de domínio para meu email institucional?
Escolha um nome de domínio que seja fácil de lembrar, reflita a sua marca e esteja disponível para registro. Certifique-se de escolher uma extensão de domínio relevante para o seu negócio, como .com, .com.br para empresas comerciais ou .org para organizações sem fins lucrativos.
Aqui vai algumas dicas valiosas sobre como escolher um nome de domínio eficaz para seu email institucional.
Mantenha-o nome curto e simples: Um dos fatores mais importantes a considerar ao escolher um nome de domínio para seu email institucional é a facilidade de lembrança. Certifique-se de que o nome de domínio seja curto, fácil de lembrar e de digitar. Evite nomes de domínio muito longos ou complicados que possam ser difíceis de lembrar ou soletrar corretamente.
Faça correspondência com sua marca: O nome de domínio deve estar relacionado à sua marca e ao tipo de negócio que você realiza. Por exemplo, se sua empresa se chama “ABC Soluções”, um nome de domínio como “abcsolucoes.com” pode ser uma boa escolha. Isso ajuda a fortalecer a identidade da sua marca e aumentar a visibilidade da sua empresa.
Considere a extensão do domínio: A extensão do domínio também é um fator importante a ser considerado. A extensão “.com” é a mais popular e amplamente utilizada, mas pode ser difícil encontrar um nome de domínio disponível que termine em “.com”. Existem outras opções, como “.net”, “.org”, “.biz” e “.info”, mas é importante escolher uma extensão de domínio que faça sentido para o seu negócio e seja fácil de lembrar.
Evite nomes de domínio com conotações negativas: Evite usar nomes de domínio que tenham conotações negativas ou possam ser mal interpretados pelo seu público. Por exemplo, um nome de domínio como “melhorempresa.com” pode parecer arrogante ou exagerado para algumas pessoas. Em vez disso, escolha um nome de domínio que seja simples, direto e fácil de entender.
Verifique a disponibilidade: Antes de decidir sobre um nome de domínio, verifique se ele está disponível. Existem muitas ferramentas online que podem ajudá-lo a verificar a disponibilidade de um nome de domínio. Certifique-se de que o nome de domínio que você escolher esteja disponível e não seja uma marca registrada por outra empresa.
Escolher um nome de domínio para seu email institucional pode ser uma tarefa desafiadora, mas seguindo estas dicas simples, você pode encontrar um nome de domínio eficaz que fortaleça sua marca e aumente a visibilidade da sua empresa.
Quais são as melhores práticas para criar um email institucional profissional?
O e-mail institucional é uma ferramenta fundamental para qualquer empresa. É a forma mais eficiente de se comunicar com clientes, fornecedores e parceiros de negócios. No entanto, para causar uma boa impressão e transmitir profissionalismo, é necessário seguir algumas práticas recomendadas.
Comunique-se utilizando um endereço de e-mail profissional
Como falado anteriormente, esse é o primeiro passo. Evite usar endereços de e-mail gratuitos, como Gmail ou Yahoo.
Use um serviço de hospedagem confiável
Para garantir que seu e-mail institucional esteja sempre funcionando corretamente e que suas mensagens sejam entregues com segurança, é importante escolher um serviço de hospedagem confiável.
Certifique-se de escolher um serviço que atenda às necessidades da sua empresa e que ofereça recursos avançados de segurança e privacidade.
Configure seu e-mail corretamente
Após escolher o endereço de e-mail e o serviço de hospedagem, é hora de configurar seu e-mail institucional corretamente. Certifique-se de que as informações de contato da sua empresa estejam atualizadas e que sua assinatura de e-mail inclua todas as informações relevantes, como nome completo, cargo, telefone e endereço do site.
Além disso, configure uma mensagem de ausência adequada para quando você estiver fora do escritório.
Utilize uma linguagem profissional
Ao redigir e-mails institucionais, é importante utilizar uma linguagem clara, concisa e profissional. Evite gírias, abreviações e erros de gramática.
Lembre-se de que o e-mail é uma forma de comunicação escrita e que sua mensagem será interpretada com base no que você escreveu. Portanto, revise seu e-mail cuidadosamente antes de enviá-lo e, se possível, peça a opinião de um colega de trabalho.
Responda prontamente
Responder aos e-mails de forma rápida e eficiente é uma das melhores práticas para criar um e-mail institucional profissional. Tente responder a todas as mensagens no prazo de 24 horas e, se necessário, informe o remetente que precisará de mais tempo para fornecer uma resposta completa. E sempre seja cordial e respeitoso em todas as suas respostas, independentemente do tom do e-mail recebido.
O que devo evitar ao criar um email institucional?
Evite escolher um nome de domínio complicado ou difícil de lembrar, usar uma conta de email gratuita ou usar uma senha fraca e fácil de adivinhar. E nunca envie emails não profissionais ou spam para seus destinatários.
Em resumo, criar um email institucional é um processo importante para qualquer empresa ou organização que deseja estabelecer uma presença online forte e profissional. Com os passos simples e as melhores práticas descritas neste guia, você pode configurar seu próprio email institucional com facilidade e eficiência.
Certifique-se de seguir as etapas corretamente e personalizar sua conta de email para refletir a sua marca e seus valores.
Espero ter ajudado, até a próxima!
